¿Tengo que avisar a la empresa si estoy de baja médica? Qué exige la ley

Sí, es recomendable avisar a la empresa en cuanto sepas que estás de baja médica y no vas a acudir al trabajo, aunque desde abril de 2023 ya no tengas que entregarle el parte de baja. Son dos cuestiones diferentes: el envío del documento oficial lo realizan los servicios sanitarios y la Seguridad Social, mientras que informar de tu ausencia puede ser un deber laboral, especialmente si lo establece tu convenio colectivo o un procedimiento empresarial válido.

La respuesta no es que exista un plazo estatal universal de 24 horas para todos los trabajadores. Lo importante es comunicar la ausencia tan pronto como resulte razonablemente posible, revisar las reglas aplicables y conservar prueba del aviso. Si una urgencia te impide comunicarte, esa circunstancia también debe valorarse.

¿Es obligatorio avisar a la empresa cuando te dan la baja?

El cambio de normativa eliminó la obligación de entregar personalmente el parte médico, pero no prohibió que la empresa pida conocer que no acudirás a trabajar. El artículo 7 del Real Decreto 625/2014, modificado por el Real Decreto 1060/2022, regula el intercambio telemático de los partes; no establece que el trabajador deba permanecer incomunicado con su empleador.

El artículo 5 del Estatuto de los Trabajadores contempla los deberes de buena fe y diligencia. Además, determinados convenios colectivos y procedimientos de empresa exigen comunicar las ausencias. No obstante, la obligación concreta y las consecuencias de incumplirla dependen del convenio, de las instrucciones válidas y de las circunstancias del caso; no cabe afirmar que toda falta de aviso comporte automáticamente una sanción o un despido.

La Audiencia Nacional, en su sentencia 136/2023 de 18 de diciembre de 2023 (SAN 6652/2023), consideró compatible con la nueva normativa una instrucción empresarial que exigía comunicar el inicio de la incapacidad temporal al departamento de turnos. La resolución distingue expresamente la justificación administrativa de la ausencia y el aviso necesario para organizar el servicio. Su alcance debe entenderse en el contexto del convenio y de la empresa examinados.

Desde 2023, ¿quién envía el parte de baja a la empresa?

Desde el 1 de abril de 2023, el sistema funciona, con carácter general, así:

1. El profesional sanitario competente emite el parte de baja, confirmación o alta y entrega una copia a la persona trabajadora.
2. El servicio público de salud, la mutua o la entidad colaboradora transmite los datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) por vía telemática.
3. El INSS comunica a la empresa los datos administrativos que corresponden, mediante los canales establecidos.
4. La empresa realiza sus trámites de cotización y gestión de la incapacidad temporal, cuando proceda.

Por tanto, no tienes que mandar una fotografía del parte por WhatsApp ni entregar una copia a recursos humanos para cumplir con la antigua obligación documental. Así lo explica también la Seguridad Social en su información oficial sobre el cambio de 2023.

Esto es diferente de un justificante de asistencia a una consulta cuando no existe baja médica. Para esa situación, consulta nuestra guía sobre cuánto tiempo hay para entregar un justificante médico en el trabajo.

¿Cuándo y cómo debes comunicar la baja laboral?

Cuándo avisar: lo antes posible, sin inventar un plazo general

Si sabes que no podrás acudir al turno, avisa tan pronto como tu situación lo permita. Si recibes el parte durante la jornada, comunícalo cuando puedas hacerlo. Si estás en urgencias, hospitalizado o imposibilitado para utilizar el teléfono, la imposibilidad real de aviso puede ser relevante para valorar cualquier retraso.

No existe una regla estatal general que obligue a todos los trabajadores a avisar exactamente en 24 o 48 horas. Tu convenio puede precisar cómo y cuándo comunicar ausencias; también pueden existir instrucciones empresariales válidas. Busca en el convenio los apartados de ausencias, incapacidad temporal, preaviso y faltas disciplinarias.

A quién y por qué canal

Lo más práctico es seguir el canal habitual: responsable directo, recursos humanos, departamento de personal o de turnos. Si la empresa dispone de un correo o aplicación para notificar ausencias, úsalo cuando sea accesible y compatible con tus circunstancias.

Un aviso escrito ayuda a demostrar cuándo informaste. No es necesario incluir detalles de tu enfermedad. Por ejemplo:

Buenos días. Me han expedido una baja médica y no podré acudir a mi turno a partir de hoy. Os aviso para que podáis organizar el servicio. La comunicación oficial del parte se tramitará por la Seguridad Social. Gracias.

Si no puedes enviar el mensaje personalmente por una urgencia, puedes pedir ayuda a alguien de confianza para comunicar tu ausencia y explicar después lo sucedido, cuando sea posible.

¿Tengo que decir a mi jefe qué enfermedad tengo?

No necesitas explicar tu diagnóstico para comunicar que estás de baja. Informar de la ausencia no equivale a facilitar tu historial médico, informes clínicos, tratamiento o fotografías del parte. Los datos de salud están especialmente protegidos y el sistema administrativo transmite a la empresa la información necesaria para gestionar la situación, no una autorización general para conocer tus detalles médicos.

Si te preguntan «¿qué tienes exactamente?», puedes limitarte a indicar que existe una baja médica y que seguirás las indicaciones del personal sanitario. Pueden existir situaciones específicas de prevención de riesgos o vigilancia de la salud con reglas propias, pero eso no convierte a cualquier responsable en destinatario de tu diagnóstico.

¿Hay que avisar de cada parte de confirmación o del alta?

Los partes de confirmación y alta también se comunican administrativamente. Por tanto, la antigua obligación de entregar cada documento a la empresa tampoco existe en el procedimiento general regulado por el Real Decreto 625/2014.

Otra cosa es la coordinación práctica. Si tu empresa te pide informar de novedades organizativas que conozcas, comprueba si existe una instrucción válida y si puedes atenderla sin perjudicar tu recuperación ni revelar información clínica innecesaria. No estás obligado a dar fechas de curación que ni siquiera el médico puede asegurar.

En cuanto al alta, el artículo 5 del Real Decreto 625/2014 establece, con carácter general, que el alta produce efectos laborales al día siguiente de su emisión y obliga a reincorporarse cuando se produzcan esos efectos. En supuestos especiales pueden existir reglas y vías de impugnación específicas; no asumas que puedes retrasar la reincorporación simplemente porque tu empresa todavía no haya visto la comunicación telemática.

¿Qué pasa si no avisas a la empresa de que estás de baja?

No avisar no convierte por sí mismo una baja médica válida en una ausencia injustificada, pero puede generar un problema disciplinario separado si incumples un deber de comunicación aplicable y podías cumplirlo. Hay que distinguir el motivo sanitario que justifica no trabajar de la obligación de informar de que no vas a presentarte.

Para valorar una posible sanción importan, entre otros factores:

• Si el convenio colectivo exige avisar y cómo define el incumplimiento.
• Si existía una instrucción empresarial clara, conocida y válida.
• Si tu estado de salud te permitía comunicarte o sufriste una urgencia real.
• Cuánto tardaste en avisar y si la empresa ya conocía la ausencia por otro medio.
• Si hay antecedentes disciplinarios válidos y si la sanción es proporcionada.

La sentencia 136/2023 de la Audiencia Nacional avaló, en su supuesto concreto, la exigencia de informar para organizar turnos. Existen también resoluciones posteriores de tribunales superiores que examinan sanciones por omitir ese aviso; sus resultados no deben extrapolarse sin revisar los hechos y el convenio aplicable. No es correcto afirmar que cualquier retraso de un día justifica automáticamente el despido.

Si recibes una carta de sanción, revisa los hechos que describe y los plazos de impugnación. Puedes ampliar información en nuestra guía sobre sanciones durante la baja médica y sobre cómo impugnar una sanción laboral.

¿Y si estás ingresado, inconsciente o no puedes usar el móvil?

Una imposibilidad acreditable no debe tratarse igual que una falta deliberada de comunicación. Si te hospitalizan de urgencia, sufres una intervención inesperada o tu situación clínica te impide avisar, informa cuando resulte posible y conserva la documentación que permita explicar la demora. No es necesario compartir con tu superior más información médica de la imprescindible.

Si el problema comenzó durante el turno, nuestra guía sobre qué hacer si te encuentras mal en el trabajo explica cómo actuar ante una indisposición o urgencia.

¿Qué hacer si la empresa dice que no le ha llegado la baja?

1. Comprueba que el parte existe. Verifica con el centro sanitario o la mutua que se ha emitido correctamente y conserva tu copia.
2. Deja constancia del aviso. Envía un mensaje breve indicando que estás en incapacidad temporal, sin adjuntar información clínica innecesaria.
3. Recuerda el circuito administrativo. La empresa debe consultar los datos recibidos por los canales habilitados por el INSS.
4. Si persiste un error, solicita revisión. Contacta con el organismo emisor o con el INSS para comprobar la transmisión. No supongas que el retraso informático invalida automáticamente tu baja.
5. Guarda las comunicaciones. Si te amenazan con sancionarte o te descuentan días indebidamente, conserva mensajes, nóminas y fechas para revisar el caso.

La regulación prevé plazos de transmisión entre entidades, pero esos plazos administrativos no deben confundirse con una supuesta obligación general del trabajador de entregar el parte en 24 horas.

Casos habituales: qué conviene hacer

En resumen: avisar sí, entregar el parte no

Si te preguntas «¿tengo que avisar a la empresa si estoy de baja?», la respuesta práctica es avisar cuanto antes de que no acudirás al trabajo, especialmente si tu convenio o las instrucciones válidas de la empresa lo requieren. Desde el 1 de abril de 2023, sin embargo, ya no te corresponde entregar los partes médicos de baja, confirmación o alta en el procedimiento general: esa información circula entre los servicios sanitarios, el INSS y la empresa.

Para evitar problemas, conserva prueba de tu comunicación, no reveles tu diagnóstico si no corresponde y revisa el convenio antes de aceptar una sanción por retraso. La existencia de una urgencia o una imposibilidad real de avisar puede cambiar la valoración del caso.

Aviso importante: Este artículo tiene carácter exclusivamente informativo y divulgativo. Su contenido no constituye asesoramiento jurídico personalizado ni sustituye la consulta con un profesional de la abogacía. La normativa y su interpretación pueden cambiar, y su aplicación depende de las circunstancias de cada caso. Antes de tomar decisiones legales, especialmente cuando existan plazos de reclamación, recomendamos consultar con un abogado colegiado y comprobar la legislación vigente.